CODICE ETICO AEM Srl

Il presente Codice Etico manifesta i principi, gli impegni e le responsabilità etiche che costituiscono il fondamento delle attività aziendali e della gestione dell’attività di AEM Srl.

AEM Srl crede fermamente che sia necessario adottare comportamenti eticamente corretti, nel pieno rispetto sia delle leggi, degli statuti che dei regolamenti.

Per questo AEM Srl sottoscrive il presente codice etico (il “Codice Etico”) unitamente al modello di organizzazione, gestione e controllo (il “Modello”), in linea con quanto previsto dal D.lgs. 231/2001 che ha introdotto nell’ordinamento italiano la responsabilità amministrativa delle persone giuridiche.

L’attenzione alla promozione di una condotta etica si è concretizzata, innanzitutto, nella redazione del Codice Etico, che è stato sottoposto all’approvazione del Consiglio di Amministrazione.

Il Codice Etico è un insieme di principi e linee guida fissati per ispirare le attività di AEM Srl ed orientare il comportamento non solo dei suoi dipendenti, ma anche di tutti coloro con i quali la Società entra in contatto nel corso della propria attività.

L’obiettivo è far sì che all’efficienza e alla serietà della Società si accompagni anche una condotta etica.

Nel redigere il Codice Etico si è tenuto conto, inoltre, delle indicazioni fornite da Confindustria che ha elaborato delle linee guida (le “Linee Guida”) per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo da adottare in relazione alla prevenzione dei reati di cui al D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231, sulla disciplina della responsabilità amministrativa delle società.

Le Linee Guida prevedono, tra le componenti più rilevanti del sistema di controllo, l’adozione di un codice etico e raccomandano che le componenti del sistema di controllo siano uniformate ad una serie di principi di cui, nella predisposizione del Codice Etico, si è tenuto conto.

Il Codice Etico, pertanto, risulta una componente fondante del modello organizzativo e del sistema di controllo adottato da AEM Srl, nel convincimento che l’etica nella conduzione dell’attività sia alla base del successo della nostra Società.

Il Codice Etico è distribuito a tutti i dipendenti ed integra il rispetto delle norme civili e penali cui tutti gli individui sono tenuti, ivi compresi gli obblighi derivanti dalla contrattazione collettiva nazionale.

Per tale ragione nel seguito sono riportati i concetti generali da considerare come principi fondamentali per il nostro comportamento.

Il presente Codice Etico è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione di AEM Srl in data 07 Settembre 2016.

1.2 Missione

La Società AEM Srl opera nel settore marittimo e delle spedizioni internazionali.

Ha la sua sede legale, amministrativa ed operativa a GENOVA in Via C.R. Ceccardi 1/9 ed una filiale a Livorno in Via Pieroni 27.

AEM Srl ritiene fondamentali i seguenti valori:

Il rispetto degli individui quale risorsa irrinunciabile per l’esistenza e lo sviluppo di AEM Srl.
La professionalità e la correttezza di ogni singolo individuo, sia esso dipendente, collaboratore o esterno, sono valori basilari per il perseguimento degli obiettivi aziendali. I dipendenti, ad ogni livello, devono confrontarsi e collaborare per mantenere in Società un clima di reciproco rispetto al fine di tutelare la dignità e la reputazione di ciascuno.
La tutela dell’ambiente quale elemento fondamentale per lo sviluppo della Società nel pieno rispetto delle prescrizioni nazionali e nell’interesse della collettività. Tale tutela va assicurata attraverso l’attuazione ed il monitoraggio dei processi aziendali, la competenza e la consapevolezza dei dipendenti nel rispetto delle norme nazionali, l’attenzione, in fase progettuale e operativa, alle tecnologie disponibili, intese a minimizzare gli impatti ambientali.
La tutela della salute e la sicurezza da perseguire con massimo impegno, adottando le misure più opportune per creare un ambiente di lavoro idoneo a garantire la salute e la sicurezza dei dipendenti e registrando continuamente i rischi connessi all’attività operativa della Società.

AEM Srl ha sempre considerato il rispetto di tali valori l’elemento fondante dell’esercizio delle sue attività.

In tale contesto si inserisce la scelta di adottare un modello organizzativo finalizzato alla prevenzione dei reati di cui al D. Lgs. 231/2001, quale ulteriore passaggio di un percorso di crescita aziendale e di rafforzamento dei rapporti con i partner commerciali e le Istituzioni nazionali.

1.3 Destinatari

Il Codice Etico è destinato agli organi sociali ed ai loro componenti, ai dipendenti, ai prestatori di lavoro temporaneo, ai consulenti ed ai collaboratori a qualunque titolo. a qualsiasi altro soggetto che possa agire in nome e per conto di AEM Srl ed, in generale, a tutti coloro con i quali la Società entra in contatto nel corso delle sue attività (di seguito i “Destinatari”).

1.4 Ambito di applicazione

Le norme del Codice Etico costituiscono parte essenziale delle obbligazioni contrattuali del personale ai sensi e per gli effetti degli artt. 2104 e 2105 del codice civile.

L’art. 2104 c.c. rubricato “Diligenza del prestatore di lavoro”, recita: “Il prestatore di lavoro deve usare la diligenza richiesta dalla natura della prestazione dovuta, dall’interesse dell’impresa e da quello superiore della produzione nazionale. Deve inoltre osservare le disposizioni per l’esecuzione e per la disciplina del lavoro impartite dall’imprenditore e dai collaboratori di questo dai quali gerarchicamente dipende”.

L’art. 2105 c.c. rubricato “Obbligo di Fedeltà”, recita: “Il prestatore di lavoro non deve trattare affari, per conto proprio o di terzi, in concorrenza con l’imprenditore, né divulgare notizie attinenti all’organizzazione e ai metodi di produzione dell’impresa, o fame uso in modo da poter recare a essa pregiudizio”.

1.5 Valore contrattuale del Codice Etico

L’osservanza delle norme del Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti, dei dirigenti e degli amministratori di AEM Srl ai sensi e per gli effetti degli artt. 2104, 2105 e 2106 del codice civile. L’art. 2106 rubricato “Sanzioni disciplinari”, recita: “L’inosservanza delle disposizioni contenute nei due articoli precedenti può dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari, secondo la gravità dell’infrazione”.

La grave e persistente violazione delle norme del presente Codice Etico lede il rapporto di fiducia instaurato con AEM Srl e può portare ad azioni disciplinari e di risarcimento del danno, fermo restando, per i lavoratori dipendenti, il rispetto delle procedure previste dall’art. 7 della legge n. 300/1970 (c.d. Statuto dei Lavoratori) e dal contratto collettivo nazionale di lavoro.

L’osservanza delle norme del Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte dai collaboratori. Qualsiasi comportamento posto in essere dai collaboratori che intrattengono rapporti con AEM Srl, in contrasto con le regole previste nel Codice Etico, potrà determinare l’immediata risoluzione del rapporto contrattuale, oltre all’eventuale richiesta di risarcimento da parte di AEM Srl, qualora da tale comportamento derivino danni alla Società.

1.6 Comunicazione e diffusione del presente Codice Etico

AEM Srl provvede ad informare tutti i Destinatari sulle disposizioni e sull’applicazione del Codice Etico, raccomandandone l’osservanza. In particolare, AEM Srl provvede, anche attraverso la designazione di specifiche funzioni interne:

alla diffusione del Codice Etico presso i Destinatari;
all’interpretazione e al chiarimento delle disposizioni applicabili;
alla verifica dell’effettiva osservanza del Codice Etico;
all’aggiornamento delle disposizioni in funzione delle esigenze che di volta in volta si manifestano.

1.7 Monitoraggio sull’applicazione del Codice Etico e sul suo aggiornamento

AEM Srl si impegna a far rispettare il codice etico con l’ausilio di un Organismo di Vigilanza, che ha il compito di vigilare, monitorare, attuare, aggiornare e far applicare il codice nonché di curarne la diffusione e la comprensione.

1.8 Obblighi di informazione

Tutti i dipendenti sono tenuti a riferire con tempestività e riservatezza all’Organismo di Vigilanza, che si impegna ad assicurare la segretezza dell’identità dei segnalanti, fatti salvi gli obblighi di legge, ogni notizia di cui siano venuti a conoscenza nell’espletamento delle loro attività lavorative, circa violazioni di norme giuridiche, del Codice Etico o di altre disposizioni aziendali che possano, a qualunque titolo, coinvolgere ovvero danneggiare AEM Srl.

Le segnalazioni, al pari di ogni altra violazione del Codice Etico rilevate in seguito di altra attività di accertamento, sono tempestivamente accertate e valutate dall’Organismo di Vigilanza. A seguito di tale accertamento e valutazione, l’adozione di eventuali provvedimenti sanzionatori sarà di competenza delle funzioni preposte.

1.9 Violazioni del Codice Etico

La violazione delle norme del Codice Etico dà luogo alle sanzioni disciplinari previste dal vigente CCNL di settore, nonché, secondo la gravità della violazione, ad eventuali azioni legali, civili e penali.

1.10 Revisione del Codice Etico

La revisione ovvero l’aggiornamento del Codice Etico è approvata dal Consiglio di Amministrazione di AEM Srl anche su proposta dell’Organismo di Vigilanza.

Ad approvazione avvenuta il documento sarà tempestivamente diffuso ai Destinatari.

Capitolo 2 – Principi Etici

2.1 Responsabilità e svolgimento delle attività

I Destinatari agiscono lealmente, secondo buona fede, con diligenza, efficienza e correttezza, improntando la propria condotta alla cooperazione e collaborazione reciproca, nel rispetto delle procedure interne e utilizzando al meglio gli strumenti e il tempo a loro disposizione ed assumendo le responsabilità connesse agli adempimenti. L’attività di ogni soggetto è ispirata alla volontà di accrescere le proprie competenze e migliorare la propria professionalità.

Ogni attività svolta per conto di AEM Srl è tesa esclusivamente al soddisfacimento degli interessi della stessa. Pertanto eventuali situazioni di conflitto tra l’interesse personale e quello di AEM Srl vanno evitate o, quantomeno, preventivamente comunicate: poiché spesso ai conflitti di interesse corrispondono violazioni delle norme applicabili.

Occorre in particolare evitare che la partecipazione ad enti o associazioni, così come tutte quelle situazioni che abbiano un collegamento con le relazioni di parentela di un dipendente, possano creare dei conflitti di interesse con AEM Srl.

Nei rapporti di lavoro con i terzi sono vietate donazioni, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità, salvo che siano di natura e valore non superiori a 500 Euro, tali da non poter essere interpretati come finalizzati ad ottenere un trattamento di favore e, comunque, da non compromettere direttamente o indirettamente l’immagine di AEM Srl.

Tutte le azioni e le operazioni compiute ed i comportamenti tenuti da ciascuno dei Destinatari nello svolgimento della funzione o dell’incarico sono ispirati alla legittimità sotto l’aspetto formale e sostanziale e alla tutela di AEM Srl, secondo le norme vigenti e le procedure interne, nonché alla correttezza.

I Destinatari non utilizzano a fini personali informazioni, beni e attrezzature, di cui dispongono nello svolgimento della funzione o dell’incarico a loro affidato.

2.2 Tutela del patrimonio aziendale e delle informazioni

Ciascun Destinatario è responsabile della protezione e della conservazione dei beni aziendali, materiali e immateriali, avuti in affidamento per l’espletamento dei propri compiti, nonché del loro utilizzo in modo proprio e conforme ai fini aziendali ed alle norme vigenti.

2.3 Omaggi, regali e altre forme di benefici

I Destinatari del Codice Etico non devono accettare, neanche in occasione di festività, regali ovvero altre utilità correlate alle loro attività professionali se non di modesta entità come descritto nella procedura di Gestione della Cassa.

I Destinatari si astengono da comportamenti non consentiti dalle norme vigenti, dagli usi commerciali o dagli eventuali codici etici delle aziende o degli enti con i quali hanno rapporti.

Gli azionisti, i partner d’affari, i clienti, i fornitori e tutti coloro che, a vario titolo, entrano in contatto con AEM Srl contribuiranno al consolidamento di un’immagine aziendale fedele ai valori di trasparenza, correttezza e lealtà.

Capitolo 3 – Gestione Amministrativa e Finanziaria

3.1 Gestione amministrativa e bilancio

La redazione del bilancio e di qualsiasi altro tipo di documentazione contabile viene effettuata nel rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti adottando prassi e principi contabili e rappresentando fedelmente i fatti di gestione secondo criteri di chiarezza, veridicità e correttezza.

AEM Srl adotta i criteri di veridicità, accuratezza, completezza e chiarezza delle informazioni necessarie per garantire una trasparente registrazione contabile. Tali criteri rappresentano e costituiscono un valore fondamentale per AEM Srl e garantiscono ai soci ed ai terzi la possibilità di effettuare chiare valutazioni della situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società.

A tal fine la documentazione dei fatti deve essere:

riportata in contabilità a supporto della registrazione,
completa, chiara, veritiera, accurata e valida,
conservata agli atti, per ogni opportuna verifica, per i periodi prescritti dalla legge.

Chiunque venga a conoscenza di possibili omissioni, falsificazioni, irregolarità nella tenuta della contabilità e della documentazione di base, o di violazioni dei principi fissati dal Codice Etico o delle leggi vigenti, è tenuto a riferire tempestivamente all’Organismo di Vigilanza.

Le citate violazioni assumono rilievo disciplinare e sono adeguatamente sanzionate, in quanto ledono il rapporto di fiducia con AEM Srl.

3.2 Pagamenti

AEM Srl non effettua pagamenti illeciti di alcun genere ed impronta tutte le proprie attività finanziarie al principio di assoluta tracciabilità e trasparenza.

Capitolo 4 – Rapporti con i terzi

4.1 Rapporti con la Pubblica Amministrazione

Le relazioni con la Pubblica Amministrazione, i pubblici ufficiali o i soggetti incaricati di un pubblico servizio debbono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e di regolamento applicabili e non devono in alcun modo compromettere l’integrità o la reputazione di AEM Srl.

L’assunzione di impegni e la gestione dei rapporti con i soggetti summenzionati sono riservate esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò preposte ed al personale autorizzato, nel pieno rispetto delle procedure interne e del principio di trasparenza.

Nell’ambito dei rapporti con tali soggetti i Destinatari si astengono dall’offrire, anche per interposta persona, denaro o altre utilità al funzionario pubblico coinvolto, ai suoi familiari o a soggetti in qualunque modo allo stesso collegati, e dal ricercare o instaurare relazioni personali di favore, influenza, ingerenza con l’obiettivo di condizionarne, direttamente o indirettamente, l’attività.

Restano ammessi solo i doni di modesta entità sulla base delle apposite direttive emanate dal vertice aziendale.

4.2 Rapporti con Organizzazioni politiche, sindacali e di categoria

AEM Srl non eroga contributi, diretti o indiretti, sotto qualsiasi forma, a partiti, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e/o sindacali, a loro rappresentanti e candidati, tranne quelli previsti da normative specifiche.

4.3 Rapporti con i fornitori

La scelta dei fornitori si ispira a principi di obiettività, competenza, economicità, trasparenza e correttezza, nel rispetto delle relative procedure interne e delle normative applicabili.

Ai fornitori è richiesto:

il rispetto delle leggi, degli usi e delle consuetudini applicabili;
di uniformarsi ai principi del presente Codice Etico;
di uniformarsi ai principi del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo di AEM Srl;
di rispettare la normativa vigente in materia di lavoro, con particolare attenzione al lavoro minorile ed a quanto disposto dalla legge in tema di salute e sicurezza;
di non sostenere in alcun modo né direttamente né indirettamente associazioni mafiose o terroristiche;
di garantire il rispetto dei diritti umani dei lavoratori.

4.4 Rapporti con i clienti

Le relazioni con i clienti sono improntate alla piena soddisfazione delle loro esigenze con l’obiettivo di creare un solido rapporto ispirato ai principi di correttezza, onestà, efficienza e professionalità.

Capitolo 5 – Risorse Umane

5.1 Tutela dei lavoratori

AEM Srl garantisce la libertà di associazione dei lavoratori. Rifiuta ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose; ripudia ogni forma di discriminazione nelle politiche di assunzione e nella gestione delle risorse umane.

Inoltre AEM Srl si impegna a impedire ogni forma di mobbing e di sfruttamento del lavoro, sia diretto che indiretto, e a riconoscere nel merito il criterio determinante per gli eventuali sviluppi retributivi e di carriera di ogni singolo lavoratore.

5.2 Rispetto e valorizzazione delle risorse umane

Le risorse umane sono elemento indispensabile per l’esistenza, lo sviluppo ed il successo di ogni impresa: AEM Srl, pertanto, pone particolare attenzione alla valorizzazione, alla tutela ed allo sviluppo delle capacità e delle competenze di tutti i propri dipendenti, affinché essi possano esprimere al massimo livello il proprio potenziale e la propria professionalità e, conseguentemente, contribuire al raggiungimento degli obiettivi d’impresa nel rispetto degli impegni di responsabilità sociale e ambientale definiti dai vertici di AEM Srl.

Capitolo 6 – Ambiente, Salute e Sicurezza

6.1 Tutela dell’ambiente

AEM Srl è impegnata nella salvaguardia dell’ambiente come bene primario. A tale scopo, orienta le proprie scelte in modo da garantire la compatibilità tra iniziativa economica ed esigenze ambientali.

AEM Srl è convinta che la piena compatibilità delle proprie attività con il territorio e con l’ambiente circostante è condizione primaria sia per l’accettabilità delle sue attività sia per il raggiungimento dei suoi obiettivi di sviluppo: di tale responsabilità sono investiti indistintamente amministratori, dirigenti, tutti i dipendenti e collaboratori della Società.

6.2 Tutela della salute e della sicurezza

Adempiendo pienamente alla normativa relativa alla Salute e Sicurezza, AEM Srl diffonde la cultura della sicurezza sul luogo di lavoro, promuove comportamenti responsabili da parte dei dipendenti e fornisce strumenti adeguati di prevenzione degli infortuni sul lavoro a salvaguardia della salute del Personale alle sue dipendenze.

Pertanto ogni attività di AEM Srl e del singolo dipendente dovrà essere orientata al rispetto e alla tutela della sicurezza sul luogo di lavoro, allo scrupoloso rispetto delle norme e degli obblighi di legge nonché al rispetto di tutte le misure richieste dalle procedure e dai regolamenti interni.

I Destinatari del Codice Etico, nell’ambito delle proprie mansioni, partecipano al processo di prevenzione dei rischi nei confronti di sé stessi, dei colleghi e dei terzi.

6.3 Doveri dei lavoratori in ambito di salute e sicurezza sul luogo di lavoro

Il lavoratore deve prendersi cura della propria sicurezza e della propria salute e di quella delle altre persone presenti sul luogo di lavoro, su cui possono ricadere gli effetti delle sue azioni o omissioni, conformemente alla sua formazione ed alle istruzioni e ai mezzi forniti dal datore di lavoro, osservando le disposizioni e le istruzioni impartite dal datore di lavoro, dai dirigenti e dai preposti, ai fini della protezione sia propria che altrui.

Capitolo 7 – Sistemi Informatici

7.1 Uso dei sistemi informatici

Rispetto all’utilizzo dei sistemi informatici, ogni dipendente di AEM Srl è responsabile della sicurezza e della cura dei sistemi utilizzati ed è soggetto alle disposizioni normative ed aziendali in vigore e alle condizioni dei contratti di licenza.

Salvo quanto previsto dalle leggi civili e penali, rientra nell’uso improprio dei beni e delle risorse aziendali l’utilizzo dei collegamenti in rete per fini diversi da quelli inerenti al rapporto di lavoro.

Ogni dipendente è tenuto a prestare il necessario impegno al fine di prevenire la possibile commissione di reati mediante l’uso degli strumenti informatici.

Organismo di vigilanza

Per ogni segnalazione scrivere all’organismo di vigilanza attraverso la seguente mail: segnalazioniodv@aemitalia.com

CODICE ETICO AEM Srl

Approvato dal CdA il 07 Settembre 2016

Organismo di vigilanza

Agenzia di Genova

Agenzia di Livorno